Wie bekommt der Bauherr oder Architekt den Bericht?
Freigabe im Backend, dann E-Mail-Versand mit PDF — und wie eine Kenntnisnahme funktioniert.
Der Versand ist bewusst kein automatischer Schritt aus der App, sondern läuft über das Backend — das Büro oder die Bauleitung behält so die Kontrolle über jeden Bericht, bevor er den Betrieb verlässt.
Ablauf:
- Ein eingereichter Bautages- oder Servicebericht wird im Backend geprüft und
freigegeben (optional mit einem kurzen Kommentar, z. B. bei korrigierten Stunden).
- Danach lässt er sich per E-Mail versenden — mit dem Bericht als PDF im
Anhang, an frei eingetragene Empfänger (Bauherr, Architekt, Beteiligte).
- Für eine ganze Baustelle lassen sich auch mehrere Berichte gesammelt an alle
Beteiligten verschicken, statt jeden einzeln zu öffnen.
Wer im Sammelversand zur Auswahl steht: Oben stehen unter Beteiligte vor Ort die Adressen, die am Vorgang hinterlegt sind — sie sind bereits angehakt. Darunter listet Weitere Ansprechpartner alle übrigen Kontakte derselben Firmen, zum Beispiel einen zweiten Bauleiter des Bauherrn. Die sind bewusst nicht vorbelegt: du hakst an, wer den Bericht diesmal mitbekommen soll. Wen ihr gar nicht gepflegt habt, trägst du wie bisher unten frei ein.
Kenntnisnahme statt reinem Versand: Braucht ihr eine Bestätigung, dass der Bericht angekommen und akzeptiert ist, könnt ihr zusätzlich eine Kenntnisnahme anfordern. Der Empfänger bekommt einen Link, sieht den Bericht und bestätigt ihn mit Unterschrift — der Status (angefragt/bestätigt/abgelehnt) ist danach im Backend am Bericht sichtbar.
Zwei Arten von Empfängern: Beim Versand legst du je Empfänger fest, ob er gegenzeichnen muss oder den Bericht nur zur Kenntnis bekommt.
- Muss gegenzeichnen — bekommt einen persönlichen Link zum Unterschreiben und
steht im PDF im Abschnitt „Kenntnisnahmen", entweder mit seiner Unterschrift oder mit einem QR-Code, solange sie noch aussteht.
- E-Mail mit Link oder E-Mail mit PDF-Anhang — bekommt den Bericht nur zur
Information und muss nichts tun. Im PDF taucht er nicht auf, damit der Unterschriftenteil nur die zeigt, von denen ihr wirklich etwas erwartet. In der Berichtsliste steht dann „nur Kopie", solange niemand gegenzeichnen muss.
💡 Tipp: Stufst du jemanden nachträglich von „muss gegenzeichnen" auf eine reine Zustellung um, bleibt eine bereits geleistete Unterschrift im PDF erhalten — ein Nachweis verschwindet nie aus einem Bericht.
Als Mitarbeiter in der App musst du dafür nichts tun — sobald dein Bericht eingereicht ist, liegt der weitere Weg beim Büro.
Stand: 2026-09-25