Orte und Koordinaten

Q-Bau arbeitet nicht mit Adressen, sondern mit Punkten auf der Karte. Eine Adresse ist Text — daraus kann kein Programm eine Entfernung, eine Fahrzeit oder einen Umkreis berechnen. Deshalb ermittelt Q-Bau zu jeder Adresse, die du speicherst, im Hintergrund die Koordinaten (Breiten- und Längengrad). Erst damit wird aus „Karcherstraße 25, 66740 Saarlouis" ein Ort, den die App wiedererkennt.

Das klingt technisch, ist aber einer der wichtigsten Einrichtungsschritte überhaupt: Ohne Koordinaten bleiben mehrere Module still — und zwar ohne Fehlermeldung.

Was ohne Koordinaten nicht funktioniert

Der Tücke wegen sei es deutlich gesagt: Nichts davon meldet sich als Fehler. Es fehlt einfach — und meistens fällt es erst auf, wenn ein Monteur anruft, weil er nicht einstempeln kann.

Zwei Sorten Orte

Q-Bau kennt zwei Arten von Orten, und sie entstehen an ganz verschiedenen Stellen.

Betriebsstandorte sind die festen Orte deiner Firma: Lager, Betriebshof, Büro, Maschinenpark. Die legst du einmal an unter Unternehmen → Mein Unternehmen → Betriebsstandorte. Je Standort gibst du Bezeichnung, Typ und Adresse ein, drückst „Koordinaten automatisch ermitteln" und setzt den Pin auf der Karte fein. In der Standortliste steht bei jedem Eintrag ohne Punkt ausdrücklich der orange Hinweis „keine Koordinaten" — das ist deine Prüfliste.

Objekte sind die Ausführungsorte beim Kunden: Baustelle, Mietshaus, Anlage, Einsatzort. Die legst du nicht in einer eigenen Stammdatenliste an, sondern immer dort, wo sie gebraucht werden — aus einem Auftrag heraus oder über die Auftragsannahme. Im Formular „Neuer Auftrag" wählst du bei der Frage nach dem Ausführungsort „Abweichendes Objekt" und legst mit „Neues Objekt" eines an. Details dazu stehen in Kontakte, Objekte und Aufträge.

Wie die Adresssuche funktioniert — und warum sie streng ist

Sobald eine Adresse mit Straße und Postleitzahl vollständig ist, sucht Q-Bau den Punkt automatisch. In den Adressmasken gibt es zusätzlich einen Knopf, der es sofort und sichtbar macht: „Koordinaten ermitteln" bzw. „Koordinaten automatisch ermitteln".

Dabei gilt eine Regel, die du kennen solltest: Q-Bau übernimmt nur einen Treffer, dessen Postleitzahl zu deiner Eingabe passt. Findet sich keiner, wird gar keine Koordinate gespeichert.

Das ist Absicht. Adresssuchen gewichten eine exakt passende Hausnummer höher als den richtigen Ort — die „Karcherstraße 25" in 66740 Saarlouis liefert als ersten Treffer gern die Karcherstraße 25 in Dillingen, fünf Kilometer weiter. Ein solcher Punkt fällt niemandem auf: Die Adresse im Auftrag stimmt ja. Aber der Monteur steht innerhalb der Zone und wird trotzdem ausgesperrt, und die Route fährt in die falsche Richtung. Lieber kein Punkt als ein falscher — ein fehlender Punkt fällt auf, ein falscher nicht.

Daraus folgt die zweite nützliche Erkenntnis: Lässt sich eine Adresse nicht finden, ist sie mit hoher Wahrscheinlichkeit falsch geschrieben. Ein Buchstabe zu viel im Straßennamen, ein Ortsteil im Ortsfeld statt der Stadt, eine vertippte Postleitzahl. Die fehlgeschlagene Suche ist also ein nützlicher Hinweis, kein Systemfehler. Was du dann tust, steht in Adresse bekommt keine Koordinaten.

Ein Auftrag ohne Koordinaten lässt sich nicht speichern

Weil ein Auftrag ohne Punkt später Ärger macht, prüft Q-Bau beim Anlegen. Fehlen Koordinaten, versucht das System zuerst selbst, die eingegebene Adresse aufzulösen. Klappt auch das nicht, verweigert es das Speichern mit dem Hinweis, du sollst einen Auftraggeber mit gültiger Adresse wählen, ein Objekt mit Koordinaten hinterlegen oder die Adresse prüfen.

Für den echten Ausnahmefall gibt es ganz unten im Formular den Haken „Ausnahmsweise ohne Koordinaten speichern". Nutze ihn sparsam: Der Auftrag entsteht dann zwar, aber der Ort wird in der Zeiterfassung nicht erkannt — die Adresse gehört nachgepflegt, sobald sie geklärt ist.

Fehlende Koordinaten finden und nachpflegen

Drei Stellen zeigen dir zuverlässig, wo etwas fehlt:

1. Beim Anlegen eines Auftrags. Wählst du ein bestehendes Objekt aus, steht direkt darunter entweder „Koordinaten vorhanden" oder in Rot „Keine Koordinaten — Zeiterfassung erkennt den Ort dort nicht".
2. In der Auftragsannahme. Der gewählte Einsatzort trägt einen Warnhinweis „ohne Koordinaten — bitte prüfen", solange kein Punkt hinterlegt ist.
3. In der Betriebsstandort-Liste. Dort steht bei betroffenen Einträgen „keine Koordinaten".

Nachpflegen tust du sie dort, wo der Ort hängt:

• Objekt eines Auftrags: Auftrag öffnen, oben im Kopf den Knopf „Stammdaten" drücken. Im Fenster kannst du Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort korrigieren, mit „Koordinaten ermitteln" den Punkt neu bestimmen und ihn auf der Karte anklicken oder ziehen. Daneben liegt das Feld Geofence-Radius für diesen einen Ort.
• Betriebsstandort: Unternehmen → Mein Unternehmen → Betriebsstandorte, Standort öffnen, Adresse prüfen, Koordinaten ermitteln.
• Auftraggeber und Beteiligte: In beiden Masken sitzt unter der Adresse ein Geocodier-Knopf samt Karte; gespeichert wird der Punkt mit der Adresse.

Der Radius gehört zum Punkt

Ein Punkt allein prüft noch nichts. Erst zusammen mit dem Geofence-Radius entsteht die Zone, in der ohne Begründung gestempelt werden darf. Der Standardwert deines Unternehmens gilt überall dort, wo du nichts Eigenes einträgst; je Betriebsstandort und je Objekt kannst du ihn überschreiben. Auf der Karte siehst du den Kreis unmittelbar um den Pin — orange, wenn er von diesem Ort kommt, sonst in der Farbe des Firmenstandards.

Wie du die Standortprüfung insgesamt einstellst — Modus, Standard-Radius, Ausnahmen je Mitarbeiter —, steht in Zeiterfassung einrichten.

Stehen die Orte, kannst du die Adressen und Aufträge darauf aufbauen: Kontakte, Objekte und Aufträge.