Aufträge verwalten

Der Auftrag ist die zentrale Akte für jeden Bauprojekt- oder Serviceeinsatz: Er bündelt Auftraggeber, Beteiligte, Termine, Zeiten, Berichte und Dokumente an einer Stelle. Das Auftrags-Cockpit findest du unter Backend → Ausführung → Aufträge.

Wo du Aufträge findest

Die Übersicht zeigt dir alle laufenden Aufträge als Karten-Liste, wahlweise auch als Einsätze-Ansicht (tagesweise gruppiert, mit Berichts-Ampel) oder als Kanban-Board nach Status. Über Suche, Typ-, Status- und Subkategorie-Filter findest du einen bestimmten Auftrag schnell wieder; erledigte Aufträge blendet die Liste standardmäßig aus, du erreichst sie über den Status-Filter oder den Haken Archiv zeigen.

Auftrag anlegen

Über Neuer Auftrag startest du die Anlage. Der erste Schritt ist die Wahl des Auftragstyps — er bestimmt, welche weiteren Bereiche am Auftrag später sichtbar sind (z. B. Aufmaß, Tagesbericht oder Servicebericht). Die Typen sind in zwei Gruppen sortiert:

Ein Einsatz ist kurz (Stunden bis wenige Tage) und läuft in der Regel über einen Servicebericht; ein Projekt zieht sich über einen längeren Zeitraum, arbeitet mit Fortschritt in Prozent und läuft über den Tagesbericht. Welche Berichtsart entsteht, entscheidet dabei immer der Auftrag selbst — der Einsatz-Typ „Gewährleistung" erzeugt zum Beispiel einen Tagesbericht, keinen Servicebericht. Danach folgen Titel, eine optionale Subkategorie sowie Status und Priorität.

Den Ausführungsort legst du entweder als Rechnungsadresse des gewählten Auftraggebers fest oder über ein eigenes Objekt (z. B. eine abweichende Baustellenadresse). Ohne eine gültige, geokodierte Adresse lässt sich der Auftrag nicht speichern — sonst funktioniert später die ortsgebundene Zeiterfassung an dieser Adresse nicht.

Status eines Auftrags

Ein Auftrag durchläuft folgende Stationen: Angelegt → Geplant → Disponiert → In Arbeit → Fertig → Abgerechnet → Abgeschlossen. Zusätzlich gibt es Ruhend (pausiert) und Storniert. Bei Einsätzen schaltet Q-Bau den Status teilweise automatisch weiter, sobald disponiert oder gestartet wird; bei Projekten änderst du ihn selbst. Über die Liste oder das Kanban-Board kannst du den Status auch für mehrere ausgewählte Aufträge gleichzeitig ändern.

Auftraggeber und Beteiligte zuordnen

Im Auftrag unterscheidest du zwei Arten von Kontakten:

• Auftraggeber — die Vertragspartei und der Rechnungsempfänger. Genau ein Auftraggeber je

Auftrag, gepflegt unter Backend → Stammdaten → Auftraggeber. Du wählst ihn per Suche aus dem Bestand oder legst direkt beim Anlegen einen neuen an.

• Beteiligte — weitere Personen oder Firmen rund um den Auftrag wie Bauherr (falls abweichend

vom Auftraggeber), Architekt, externer Bauleiter, SiGeKo, Statiker/Fachplaner oder Sachverständiger, gepflegt unter Backend → Stammdaten → Beteiligte. Ein Beteiligter hat immer genau eine Rolle und kann an beliebig vielen Aufträgen hängen.

Ansprechpartner des Auftraggebers lassen sich zusätzlich direkt als Beteiligte für den jeweiligen Auftrag markieren, ohne sie doppelt anzulegen.

Termine

Der Reiter Übersicht im Auftrags-Cockpit zeigt eine eigene Termine-Karte für Kundenkontaktpunkte: Ersttermin, Nachtermin und Erweiterung. Das ist bewusst getrennt vom eigentlichen Montage-/Projektzeitraum in der Einsatzplanung — die Termine-Karte hält fest, wann mit dem Kunden ein Termin vereinbart wurde und ob er erledigt, nicht erfüllt oder abgesagt wurde. Über Nachtermin trägst du direkt im Cockpit einen weiteren Termin mit Grund, Datum, Uhrzeit und zuständigem Mitarbeiter ein.

Verlauf

Im Reiter Verlauf wächst automatisch eine Chronik aus allem, was am Auftrag passiert: Berichte, Aufmaße, Dokumentation, Zeiterfassungen, Logistik-Fahrten, Aufgaben, Statuswechsel und Telefonate. Zusätzlich kannst du hier von Hand Notizen, Vor-Ort-Termine, Vorbesprechungen, Telefonat-Vermerke und Meilensteine eintragen. Über Filter-Chips blendest du die Chronik nach Kategorie ein (z. B. nur Kommunikation oder nur Berichte & Doku).

Dokumente

Im Reiter Dokumente liegt der zum Auftrag gehörende Ordnerbaum: Dateien lassen sich per Drag & Drop auf einen Ordner ziehen oder über das Upload-Symbol hochladen, nach Kategorie filtern und direkt aus dem Auftrag heraus öffnen.

Vom Anruf zum Auftrag

Kommt eine Kundenanfrage per Telefon, Walk-in oder E-Mail herein, startest du sie über die Auftragsannahme (Backend → Ausführung → Auftragsannahme) statt direkt im Auftrags-Formular. Dort erfasst du in kompakter Form Kunde, Ort, Anliegen und Termin — bei eingehenden Anrufen wird der Kunde per Rufnummer automatisch vorgeschlagen. Alles Weitere ergänzt du danach bequem im fertigen Auftrag.