Dokumentenmanagement im Backend

Die Ordnerstruktur, die deine Mitarbeiter in der App unter Dokumente durchblättern, legst du im Backend unter Backend → Ausführung → Dokumente an und pflegst dort auch die Freigaben.

Ordner anlegen und Dateien hochladen

Ordner legst du frei an, in beliebiger Tiefe – wie in einem gewohnten Dateisystem, ohne eine von Q-Bau vorgegebene Struktur. Beim Anlegen kannst du optional eine Kategorie zuweisen (z. B. Verträge, Pläne, Sicherheitsdatenblätter, Formulare) – sie ist nur ein Tag zur besseren Einordnung und unabhängig von Name und Tiefe des Ordners. Innerhalb eines Ordners lädst du über den Hochladen-Button beliebige Dateien hoch.

Wer darf was sehen und bearbeiten

Zu jedem Ordner öffnest du über das Schloss-Symbol den Dialog „Rechte für Ordner". Dort vergibst du je Rolle (Meister/Bauleiter, Mitarbeiter) eine Stufe:

• Lesen – der Ordner ist sichtbar, Inhalte lassen sich öffnen und

herunterladen.

• Lesen + Hochladen – zusätzlich dürfen Mitglieder dieser Rolle in dem

Ordner (und in Unterordnern ohne eigene Freigabe) Dateien ablegen.

Vergibst du für einen Ordner keine eigene Freigabe, erbt er die Rechte seines nächsten Vorfahren mit einer Freigabe – ohne jede Freigabe in der ganzen Kette bleibt ein Ordner nur für Admin und Geschäftsführung sichtbar, die grundsätzlich alles sehen. Über den zweiten Reiter „Einzelne Mitarbeiter" im selben Dialog kannst du zusätzlich einzelnen Personen eine abweichende Stufe geben – das schlägt die Rollen-Freigabe, wenn beides existiert.

Bezug zu Aufträgen

Über das Verknüpfungs-Symbol an einem Ordner öffnest du eine Suche über deine Aufträge und verlinkst den Ordner mit einem oder mehreren davon. Verlinkte Ordner erscheinen danach direkt im jeweiligen Auftrags-Cockpit im Reiter Dokumente – deine Mitarbeiter sehen dort nur die Ordner, für die sie laut Rollen- oder individueller Freigabe berechtigt sind.