Beteiligte verwalten

Beteiligte sind die Menschen und Organisationen, die an einem Auftrag mitwirken, ohne bei dir angestellt zu sein und ohne dein Vertragspartner zu sein: Bauherren, Architekten, externe Bauleiter, Statiker, Sachverständige, Behörden. Du brauchst sie vor allem an zwei Stellen — wenn ein Bericht verschickt wird und wenn jemand etwas gegenzeichnen soll.

Du findest sie unter Stammdaten → Beteiligte.

Anlegen: Rolle und Art

Ein Klick auf „Neuer Beteiligter" öffnet ein Formular mit drei Reitern. Der erste, Stammdaten, beginnt mit den beiden Feldern, die alles Weitere steuern:

Rolle (Position) — genau eine je Beteiligtem. Zur Auswahl stehen:

Art entscheidet, welche Felder du siehst: Bei Privatkunde (Privatperson) erscheinen Anrede, Titel, Vorname und Nachname; bei Firmenkunde (Firma), Behörde und Sonstige stattdessen das Feld „Firma / Bezeichnung". Art und Rolle sind zwei verschiedene Dinge — ein Bauherr kann eine Privatperson, eine Firma oder eine Behörde sein.

Darunter folgen Adresse (mit Knopf „Adresse geocodieren" und Karte), Kontakt-Stammdaten (E-Mail, Telefon, Mobil, Fax, Website), optionale Rechtsdaten (USt-IdNr., Steuernummer), eine interne Notiz und der Haken „Aktiv (in Auswahllisten anzeigen)".

Ansprechpartner

Der zweite Reiter heißt Ansprechpartner und wird erst nach dem ersten Speichern nutzbar. Hier hinterlegst du die Personen der Organisation: Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Position / Funktion („z. B. Projektleiter, Geschäftsführer"), Rolle in dieser Organisation, E-Mail, Telefon, Mobil, Fax und eine Notiz. Genau eine Person kannst du als Hauptkontakt markieren — sie erscheint in der Übersichtsliste in der Spalte „Hauptansprechpartner" und ist der Standardempfänger, wenn etwas an diesen Beteiligten geht.

Portal-Zugang

Beteiligte können einen eigenen Zugang bekommen — nicht zur App und nicht zum Backend, sondern zu einem schlanken Portal, in dem sie ihre Vorgänge einsehen und Dokumente gegenzeichnen. Der Zugang hängt immer an einer Person, nicht an der Organisation, und setzt eine hinterlegte E-Mail-Adresse voraus.

So gibst du ihn frei:

1. Beteiligten öffnen, Reiter Ansprechpartner.
2. Bei der gewünschten Person auf „Portal-Einladung" klicken.
3. Die Person bekommt eine E-Mail mit einem Link, über den sie sich einmalig ein Passwort setzt. Der Link ist 7 Tage gültig.

Der Status steht direkt an der Personenkarte: „kein Portal-Zugang", „Portal-Einladung offen" oder „Portal aktiv" samt Datum des letzten Logins. Bei aktiven Zugängen siehst du außerdem, ob die Person eine Unterschrift hinterlegt hat. Mit „Portal sperren" deaktivierst du den Zugang wieder; das Passwort bleibt bestehen, die Anmeldung wird nur verweigert.

Im Portal selbst sieht der Beteiligte drei Dinge: die Dokumente, die auf seine Unterschrift warten, seine Vorgänge und den Bereich Dokumente & Kenntnisnahmen als Historie. Zusätzlich kann er einmalig seine Unterschrift hinterlegen — danach zeichnet er Berichte mit einem Klick gegen, statt jedes Mal neu zu unterschreiben. Wer lieber auf dem Handy unterschreibt, bekommt dafür einen QR-Code eingeblendet.

Auftrags-Zuordnungen

Der dritte Reiter, Auftrags-Zuordnungen, verknüpft den Beteiligten mit konkreten Aufträgen. Du wählst einen Auftrag aus der Liste, kannst optional eine Rolle für diesen Auftrag eintragen („z. B. Hauptarchitekt, Tragwerksplaner") und verknüpfst. Dieselbe Verknüpfung entsteht auch von der anderen Seite: Im Formular „Neuer Auftrag" gibt es den Abschnitt „Weitere Beteiligte", in dem du aus dem Bestand auswählst oder direkt einen neuen anlegst.

Die Zuordnung ist kein Selbstzweck. Sie entscheidet, wer beim Verschicken eines Bautagesberichts oder Serviceberichts überhaupt zur Auswahl steht und wer für eine Kenntnisnahme angefragt werden kann.

Wofür Beteiligte gebraucht werden

Berichts-Versand. Ist ein Bericht freigegeben, verschickst du ihn als PDF per E-Mail an die Beteiligten des Auftrags. Auf der Baustellenseite lassen sich auch mehrere freigegebene Berichte in einer Sammel-E-Mail zusammenfassen. Wie das läuft, steht in Tagesberichte prüfen und freigeben.

Kenntnisnahme mit Unterschrift. Über „Kenntnisnahmen anfordern" in der Berichts-Detailansicht bekommen ausgewählte Beteiligte einen Link, öffnen den Bericht in einer geschützten Ansicht und bestätigen ihn mit ihrer Unterschrift. Hat die Person einen Portal-Zugang mit hinterlegter Unterschrift, genügt ein Klick. So entsteht ein Nachweis, dass der Bericht gesehen und akzeptiert wurde — wertvoll bei Behinderungen oder strittigen Positionen.

Rechte

Zum Ansehen der Liste braucht ein Mitarbeiter das Recht „Beteiligte lesen", zum Anlegen, Ändern, Duplizieren und Löschen zusätzlich „Beteiligte bearbeiten" — ebenso für das Einladen und Sperren von Portal-Zugängen. Beides vergibst du im Rechteprofil, siehe Mitarbeiterverwaltung im Backend.

Beim Löschen eines Beteiligten verschwinden alle Ansprechpartner und Auftrags-Verknüpfungen mit. Soll ein Beteiligter nur aus den Auswahllisten verschwinden, nimm stattdessen den Haken „Aktiv" heraus.