Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung im Backend

Wie viel hat wer wann gearbeitet, und wie kommen diese Zahlen sauber zu deinem Lohnbüro? Dafür gibt es im Backend zwei zusammenhängende Bereiche: Die Zeiterfassung zeigt dir den aktuellen Stand und lässt dich einzelne Buchungen korrigieren. Die Lohnbuchhaltung rechnet daraus die Monatswerte je Mitarbeiter zusammen und bereitet sie für den Export vor.

Zeiterfassung im Backend

Unter Backend → Personal & Zeit → Zeiterfassung siehst du auf einen Blick, wer gerade eingestempelt ist, wer Pause macht und wer heute noch gar nicht gestempelt hat. Eine Kopfzeile zeigt die Anzahl aktiv/ausgestempelt/nicht gestempelt sowie abwesende Mitarbeiter (Urlaub, Krankheit), die dabei automatisch herausgerechnet werden. Pro Mitarbeiter siehst du Startzeit, bisherige Arbeits- und Pausenzeit, den Fortschritt zum Tagesziel sowie den aktuellen Einsatzort. Zwischen Kachel-, Listen- und Baustellenansicht wechselst du über die Symbole oben rechts.

Ist jemand länger als 14 Stunden ohne Ausstempeln, erscheint oben auf der Seite ein deutlicher Hinweis „Vergessen auszustempeln".

Monatsübersicht

Über den Button „Monatsübersicht" gelangst du zu einer Tabelle mit allen Mitarbeitern in den Zeilen und den Tagen des Monats in den Spalten. Jeder gearbeitete Tag erscheint als farbige Kachel:

Am linken Rand siehst du je Mitarbeiter zusätzlich die Summe aus Ist-Stunden, Soll-Stunden und Differenz für den gesamten Monat.

Buchungen korrigieren

Ein Klick auf einen Mitarbeiternamen oder auf einen einzelnen Tag öffnet die Tagesansicht dieses Mitarbeiters mit allen Buchungen. Dort kannst du bestehende Buchungen bearbeiten, fehlende nachtragen oder fehlerhafte löschen. Jede Änderung verlangt einen Pflichtgrund und wird protokolliert, damit später nachvollziehbar bleibt, wer was korrigiert hat.

Lohnbuchhaltung

Unter Backend → Finanzen → Lohnbuchhaltung bereitet Q-Bau die erfassten Zeiten für dein Lohnbüro auf. Wichtig: Q-Bau bucht selbst keinen Lohn — die eigentliche Lohnabrechnung übernimmt weiterhin dein Steuerberater oder Lohnbüro, Q-Bau liefert nur die geprüften Zahlen dafür.

Der Perioden-Status: offen, geprüft, exportiert

Jeder Kalendermonat durchläuft drei Zustände:

Eine bereits geprüfte oder exportierte Periode kannst du bei Bedarf wieder öffnen, wenn sich nachträglich etwas ändert.

Monatswerte je Mitarbeiter

Die Tabelle zeigt pro Mitarbeiter Soll-Stunden, Ist-Stunden, Saldo, Anzahl gearbeiteter Tage sowie Krank-, Urlaubs- und Feiertage im Monat. Reicht eine Korrektur auf Tagesebene nicht aus, kannst du die Ist-Stunden eines Mitarbeiters auch für den ganzen Monat direkt hier mit einem Pflichtgrund überschreiben — der ursprüngliche Wert bleibt dabei durchgestrichen sichtbar.

Sollstunden pflegen

Wie viele Stunden pro Wochentag als Soll gelten, trägst du unter dem Reiter „Lohnvorgaben" ein — je Wochentag eine Stundenzahl, mit einem Gültigkeitszeitraum. Das ist wichtig, weil sich gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeit im Jahresverlauf mehrmals ändern können. Für jeden Zeitraum legst du eine eigene Vorgabe an, statt eine feste Zahl dauerhaft zu pflegen. Bleibt ein Zeitraum ohne Vorgabe, weist dich Q-Bau deutlich darauf hin — sonst würde das Soll für diese Tage unbemerkt auf null fallen.

Für einzelne Mitarbeiter mit abweichender Arbeitszeit, zum Beispiel bei Teilzeit, trägst du das individuelle Wochenpensum stattdessen in der Personalakte des Mitarbeiters ein — das übersteuert die allgemeine Vorgabe für genau diese Person.

Export für dein Lohnbüro

Über „CSV-Export" lädst du die Monatswerte als Datei herunter, die sich direkt in gängige Lohnprogramme importieren lässt.