Urlaub und Krankmeldungen verwalten

Alles rund um Abwesenheiten deiner Mitarbeiter findest du im Backend unter Personal & Zeit. Drei Bereiche gehören zusammen: der Urlaubsplaner, die betrieblichen Abwesenheiten (z. B. Schulungen) und die Krankmeldungen.

Urlaubsplaner

Unter Backend → Personal & Zeit → Urlaubsplaner siehst du eine Übersicht mit den wichtigsten Kennzahlen: wer gerade im Urlaub ist, wie viele Anträge noch auf Entscheidung warten und wie viele Urlaubstage im Jahr bereits genehmigt sind.

Anträge genehmigen oder ablehnen

Im Reiter Anträge siehst du alle Urlaubswünsche deiner Mitarbeiter. Bei jedem offenen Antrag kannst du direkt entscheiden:

• Genehmigen – der Mitarbeiter bekommt Bescheid, der Zeitraum ist im Kalender geblockt.
• Ablehnen – mit optionaler Begründung, die der Mitarbeiter zu sehen bekommt.
• Stornieren – für bereits genehmigte Anträge, die doch nicht stattfinden.

Anträge für vergangene Zeiträume kannst du nur noch als Admin, Geschäftsführung oder mit Lohnbuchhaltungs-Rechten bearbeiten oder löschen – so bleibt die Historie sauber.

Du kannst Urlaub auch direkt für einen Mitarbeiter eintragen, etwa wenn er die App nicht nutzt. Über den Button „Urlaub eintragen" wählst du den Mitarbeiter, den Zeitraum und optional, ob der Antrag sofort als genehmigt gelten soll.

Jahreskalender

Der Reiter Jahreskalender zeigt eine Heatmap: pro Mitarbeiter eine Zeile, pro Tag eine Spalte. Auf einen Blick erkennst du genehmigten und beantragten Urlaub, Sonderurlaub, Bildungsurlaub, Elternzeit, unbezahlten Urlaub und Überstundenabbau – jeweils in einer eigenen Farbe. Zusätzlich werden Krankmeldungen, Betriebsferien/Sperren und Feiertage eingeblendet, sodass du Engpässe sofort siehst.

Betriebsferien und Sperren anlegen

Im Reiter Betriebsferien & Sperren legst du Zeiträume fest, in denen kein Urlaub genommen werden darf oder soll – etwa den Werksurlaub über Weihnachten. Du gibst eine Bezeichnung, den Zeitraum und eine Farbe für die Kalenderansicht an. Neben klassischen Betriebsferien kannst du auch reine Sperren (kein Urlaub möglich, aber kein Betriebsstillstand) oder betriebsspezifische Feiertage anlegen.

Kontingente

Im Reiter Kontingente hinterlegst du für einzelne Mitarbeiter individuelle Jahres-Urlaubstage, falls sie vom Standardwert abweichen – etwa bei Teilzeit oder einem unterjährigen Eintritt. Neben den Jahrestagen kannst du einen Übertrag aus dem Vorjahr und Sondertage erfassen, dazu einen Kommentar zur Nachvollziehbarkeit.

Die grundsätzlichen Regeln – Standard-Urlaubstage, wie weit im Voraus ein Antrag gestellt werden muss, ob eine Genehmigung überhaupt Pflicht ist und wer genehmigen darf – stellst du (als Admin oder Geschäftsführung) im Reiter Einstellungen ein. Dort legst du auch das Bundesland für die Feiertagsberechnung fest.

Betriebliche Abwesenheiten

Nicht jede Abwesenheit ist Urlaub oder Krankheit. Unter Backend → Personal & Zeit → Betriebliche Abwesenheiten verwaltest du alles, was einen Mitarbeiter zeitweise aus der Einsatzplanung nimmt – etwa Berufsschule, Schulungen, Lehrgänge oder Betriebsveranstaltungen. Alle Details dazu stehen im eigenen Artikel Betriebliche Abwesenheiten.

Beim Anlegen eines Eintrags wählst du einen Typ, den Zeitraum und die betroffenen Mitarbeiter (auch mehrere gleichzeitig, z. B. für einen Betriebsausflug). Ein Eintrag kann einmalig, wöchentlich wiederkehrend (praktisch für einen festen Berufsschultag) oder jährlich an einem Stichtag gelten.

Im Reiter Typen verwalten siehst du die vorgegebenen Systemtypen und kannst eigene Typen mit Farbe, Symbol und Beschreibung anlegen. Bei jedem Typ legst du fest, ob er den Mitarbeiter in der Einsatzplanung als nicht verfügbar markiert.

Krankmeldungen

Unter Backend → Personal & Zeit → Krankmeldung siehst du, wer aktuell krankgemeldet ist, wie viele Bescheinigungen (AU) noch fehlen und wie sich die Krankheitstage über das Jahr verteilen.

Status-Workflow

Eine Krankmeldung durchläuft folgende Stationen:

Du kannst eine Krankmeldung jederzeit bearbeiten, die Rückkehr eintragen, stornieren oder – falls sich jemand doch wieder krankmeldet – reaktivieren. Ein endgültiges Löschen (inklusive einer eventuell hochgeladenen Bescheinigung) ist nur Admin, Geschäftsführung oder Lohnbuchhaltung vorbehalten und sollte die Ausnahme bleiben; zum normalen Zurücknehmen reicht „Stornieren".

Meldungen zur Betreuung eines kranken Kindes werden separat markiert und in einer eigenen Übersicht mit Richtwert nach § 45 SGB V ausgewiesen – als Orientierung für die Personalabteilung, nicht als festes Kontingent.

Wer wird benachrichtigt

Bei einer neuen Krankmeldung kann automatisch der direkte Vorgesetzte, die Geschäftsführung und/oder die Personalabteilung informiert werden. Diese Kanäle stellst du unter Backend → Personal & Zeit → Krankmeldung → Einstellungen ein: dort schaltest du die drei Empfängergruppen einzeln ein oder aus und kannst zusätzliche E-Mail-Adressen hinterlegen, die immer mitlesen sollen.