Serviceberichte im Backend

Prüfen, Freigeben und Versenden eines Berichts läuft für Bautagesberichte und Serviceberichte technisch über dieselbe Liste und denselben Ablauf – das ist bereits in Tagesberichte prüfen und freigeben beschrieben. Dieser Artikel ergänzt die Besonderheiten, die nur für Serviceberichte gelten: den Unterschied zur Bautagesbericht-Seite, die zusätzliche Übergabe an die Abrechnung und was nach einem nicht ganz erledigten Einsatz passiert.

Was einen Servicebericht vom Tagesbericht unterscheidet

Welche Art Bericht ein Einsatz erzeugt, entscheidet immer der zugehörige Auftrag – nie der Mitarbeiter beim Ausfüllen. Ein Servicebericht ist ein direkt mit dem Kunden abgerechneter Einzeleinsatz, den der Kunde am Ende gegenzeichnet; ein Bautagesbericht (bzw. Rapport) ist das interne Protokoll eines länger laufenden, meist pauschal kalkulierten Auftrags – dazu zählen auch Montage- und Gewährleistungseinsätze, obwohl sie „wie ein Einsatz" wirken. Du erkennst den Unterschied am Menüpunkt: Bei Betrieben, die überwiegend Serviceeinsätze fahren, heißt der Bereich Backend → Ausführung → Serviceberichte statt Tagesbericht, zeigt aber dieselbe, nur vorgefilterte Liste.

Einstellungen für den Servicebericht

Unter Backend → Ausführung → Serviceberichte → Einstellungen konfigurierst du die Besonderheiten des Servicebericht-Workflows getrennt vom Bautagesbericht:

• Sektionen im Wizard – welche Abschnitte Techniker in der App überhaupt

sehen (bewusst schlank: Grunddaten, Personal, ausgeführte Arbeiten, Material, Fotos, Mängel/Empfehlungen, Notiz, Quittierung – Positionen wie Wetter oder Behinderungen bleiben für Serviceeinsätze meist ausgeblendet).

• Quittierung – ob Techniker und/oder Kunde direkt im Bericht

unterschreiben, welcher Text über dem Kunden-Unterschriftsfeld erscheint.

• Workflow – unter anderem, ob ein Bericht zwingend an einen Auftrag

gebunden sein muss und woher die Arbeitszeit stammt.

• Erweiterte Defaults – Standard-Stundensatz, das Anfahrt-Modell

(Preis pro km, Pauschale oder Zonen nach Distanz), Rundung der Arbeitszeit, die Innendienst-Mail-Adresse für eingehende Berichte sowie die ERP-Anbindung.

Übergabe an die Abrechnung

Bei Betrieben, die ihre Rechnungen über das angebundene Auftragswesen erstellen, findest du in der Detailansicht eines freigegebenen bzw. quittierten Servicebericht die Karte „ERP-Abrechnung". Über „An ERP übergeben" erzeugst du dort einen Rechnungsentwurf mit Anfahrt, Arbeitszeit, ausgeführten Leistungen und verbauten Artikeln – Preise und Kalkulationen bleiben dabei weiterhin aus dem Bericht-PDF selbst heraus, die Abrechnung läuft komplett getrennt davon. Eine bereits übergebene Übergabe ist gesperrt, damit kein Beleg doppelt entsteht.

Wenn ein Einsatz nicht ganz erledigt ist

Trägt ein Techniker beim Abschließen ein, dass der Einsatz nicht vollständig erledigt werden konnte, siehst du das in der Detailansicht sofort als Badge neben dem Status: Erledigt, Folgeauftrag nötig, Ersatzteil bestellt oder Nicht behoben. Bei den drei „nicht fertig"-Ausgängen legt Q-Bau automatisch einen weiteren Termin am selben Auftrag an, statt einen separaten Folgeauftrag zu eröffnen – der Kunde bleibt damit unter derselben Auftragsnummer in Bearbeitung, bis der letzte Termin erledigt ist.

Alles Weitere zum Prüfen, Freigeben, Versenden per E-Mail sowie zur Kenntnisnahme mit Unterschrift steht in Tagesberichte prüfen und freigeben.