Auftragsannahme

Klingelt das Telefon oder kommt eine Anfrage per Mail, nimmst du sie über die Auftragsannahme entgegen: Backend → Ausführung → Auftragsannahme. Die Seite ist bewusst kein Formular-Assistent mit fester Reihenfolge, sondern sechs Karten untereinander – du füllst sie in der Reihenfolge aus, in der der Kunde am Telefon erzählt.

Die sechs Schritte

1. Kunde – Rufnummer suchen (bei eingehenden Anrufen über eine angebundene

Telefonanlage bereits vorausgefüllt) oder Name/Firma/Ort eintippen. Findet Q-Bau eine Übereinstimmung, siehst du direkt die letzten Aufträge dieses Kunden. Gibt es noch keinen passenden Kontakt, legst du über Neukunde einen neuen an.

1. Ort des Einsatzes – Bekannte Objekte des Kunden erscheinen als Buttons zur

Ein-Klick-Übernahme; alternativ trägst du eine neue Adresse ein und prüfst sie über Prüfen (geokodiert die Adresse sofort).

1. Servicefall – Wähle aus dem Katalog typischer Fälle deines Betriebs (mit

hinterlegter Zeitschätzung) oder erfasse über „Fall nicht im Katalog?" einen freien Fall mit eigener Bezeichnung und Zeitschätzung.

1. Anliegen, Dringlichkeit, Flexibilität – Freitext für das, was der Kunde

schildert, dazu Dringlichkeit und wie verbindlich der Termin sein muss.

1. Termin – Q-Bau schlägt passende Termine vor, sobald Ort und Servicefall

feststehen (siehe unten). Ist noch kein Termin zu bekommen, buchst du über „Ohne Termin buchen" trotzdem ab – der Auftrag landet dann offen in der Auftragsliste und wartet auf eine spätere Terminierung.

1. Buchen – Ein Klick auf Auftrag buchen legt den Auftrag an. Kommt kein

Auftrag zustande, hältst du das stattdessen über Rückruf vereinbart oder Kein Auftrag (mit Grund) fest, statt die Karten einfach zu verlassen.

Kontakt anlegen ohne Dubletten

Beim Anlegen eines Neukunden prüft Q-Bau automatisch, ob Rufnummer oder E-Mail bereits zu einem bestehenden Kontakt gehören. Trifft das zu, verwendet die Annahme diesen bestehenden Kontakt weiter, statt ihn zu duplizieren oder seine Angaben zu überschreiben – du siehst dazu einen Hinweis im Ergebnis. Willst du trotzdem bewusst einen zweiten, eigenständigen Kontakt anlegen, geht das über eine gesonderte Option.

Terminvorschläge

Sobald Einsatzort und Servicefall feststehen, berechnet Q-Bau bis zu drei Terminvorschläge – auf Basis der Auslastung deiner Techniker und der Fahrzeit zum Einsatzort. Zu jedem Vorschlag siehst du die Tagesbelegung des vorgeschlagenen Technikers als Zeitleiste sowie eine Karte mit den übrigen Terminen an diesem Tag, damit du auf einen Blick erkennst, ob sich der neue Termin gut einfügt. Über „Anderer Termin…" trägst du stattdessen Datum, Uhrzeit und Techniker von Hand ein, über „Komplette Einsatzplanung öffnen…" wechselst du für eine freiere Terminwahl direkt in die Einsatzplanung.

Widerrufsbelehrung

Ist der Kunde ein Verbraucher (Privatperson, kein Firmen- oder Behördenkunde) und der Vertrag ist – wie bei der Auftragsannahme am Telefon – außerhalb deiner Geschäftsräume zustande gekommen, muss er eine gesetzliche Widerrufsbelehrung erhalten. Q-Bau erkennt das automatisch am Kundentyp und zeigt danach im Auftrags-Cockpit eine eigene Karte „Widerruf": Dort verschickst du die Belehrung per Klick auf Belehrung senden, siehst Versand- und Öffnungszeitpunkt und kannst einen formfrei eingegangenen Widerruf (E-Mail, Brief, Anruf reicht aus) über Widerruf erfassen dokumentieren.

Vom Vorgang zum fertigen Auftrag

Nach dem Buchen ist der Auftrag sofort im gewohnten Auftrags-Cockpit zu finden – dort ergänzt du bei Bedarf weitere Beteiligte, Dokumente oder Notizen. Ein noch nicht abgeschlossener Vorgang wird automatisch als Entwurf gespeichert: Rufst du die Auftragsannahme erneut auf, bietet sie dir an, dort weiterzumachen, wo du unterbrochen wurdest.