Tagesberichte prüfen und freigeben

Mitarbeiter erfassen ihre Bautagesberichte bzw. Serviceberichte unterwegs in der App. Bevor ein Bericht beim Kunden oder Bauherrn landet, prüft ihn die Bauleitung oder der Admin im Backend, korrigiert bei Bedarf und gibt ihn frei. Dieser Artikel zeigt dir den Weg von der Prüfung bis zum Versand.

Wo finde ich das?

Gehe zu Backend → Ausführung → Tagesbericht. Bei Betrieben, die überwiegend Serviceeinsätze fahren, heißt derselbe Bereich Backend → Ausführung → Serviceberichte — technisch ist es dieselbe Liste, nur nach Serviceberichten gefiltert. Was für den einen Betrieb ein Bautagesbericht ist, ist für den anderen ein Servicebericht; welcher Begriff angezeigt wird, hängt vom zugehörigen Auftrag ab.

In der Übersicht siehst du auf einen Blick, wie viele Berichte insgesamt vorliegen und wie viele auf Freigabe warten. Ein Klick auf einen Bericht öffnet die Detailansicht.

Der Freigabe-Workflow

Jeder Bericht durchläuft eine feste Statuskette:

In der Detailansicht kannst du einzelne Angaben korrigieren — etwa Arbeitsstunden oder Beschreibungstexte — bevor du freigibst. Lehnst du einen Bericht ab, musst du einen Grund angeben; der Ersteller bekommt automatisch eine Benachrichtigung, damit er nachbessern kann.

PDF-Vorschau

Direkt in der Detailansicht siehst du eine eingebettete Vorschau des fertigen PDFs — so prüfst du das Ergebnis, ohne extra herunterladen zu müssen.

Versand an Beteiligte

Ist ein Bericht freigegeben, kannst du ihn per E-Mail als PDF an Bauherren, Architekten oder andere Beteiligte verschicken. Auf der Baustellenseite lassen sich außerdem mehrere freigegebene Berichte gleichzeitig auswählen und in einer Sammel-E-Mail verschicken — praktisch, wenn am Monatsende mehrere Berichte auf einmal rausgehen sollen. Alternativ lassen sich ausgewählte Berichte auch gesammelt als ZIP-Datei herunterladen.

Kenntnisnahme mit Unterschrift

Über den Knopf „Kenntnisnahmen anfordern" in der Detailansicht kannst du zusätzlich eine Bestätigung von Beteiligten einholen: Sie bekommen einen Link per E-Mail, öffnen den Bericht in einer öffentlichen Ansicht und bestätigen ihn dort mit ihrer Unterschrift. So hast du einen Nachweis, dass der Bericht tatsächlich gesehen und akzeptiert wurde — nützlich etwa bei strittigen Punkten oder Behinderungen auf der Baustelle. Freigabe und Kenntnisnahme-Versand lassen sich auch in einem Schritt kombinieren.

Aussehen des PDFs anpassen

Unter Backend → Ausführung → Tagesbericht → Einstellungen legst du fest, wie das erzeugte PDF aussieht:

• Logo — erscheint oben links im Bericht
• Zusatzzeile im Kopf — zum Beispiel Telefonnummer oder Slogan unter der Firmenadresse
• Schriftgröße — klein, normal oder groß
• Akzentfarbe — für Überschriften und Linien, leer lassen übernimmt die Firmenfarbe
• Footer-Text — erscheint am Ende jedes Berichts
• Fester E-Mail-Text — wird bei jedem Versand als Anschreiben mitgeschickt

Dort legst du auch fest, ob eine Freigabe zwingend vor dem Versand nötig ist (empfohlen) und ob freigegebene Berichte in der App noch nachbearbeitet werden dürfen.