Mitarbeiterverwaltung im Backend

Als Admin oder Geschäftsführung pflegst du alle Mitarbeiter deines Unternehmens im Backend — nicht in der App. Hier legst du neue Mitarbeiter an, verwaltest ihre Stammdaten und bestimmst, welche Bereiche sie sehen und was sie dürfen.

Wo du Mitarbeiter findest

Unter Backend → Stammdaten → Mitarbeiter siehst du alle Mitarbeiter deines Unternehmens auf einen Blick: Name, E-Mail, Rolle, letzte Aktivität und Status (aktiv/inaktiv). Über das Suchfeld findest du einzelne Mitarbeiter, über die Filter lässt sich nach Rolle oder Status eingrenzen.

Mitarbeiter anlegen oder bearbeiten

Ein Klick auf „Neuer Mitarbeiter" oder auf einen bestehenden Eintrag öffnet die Detailseite mit mehreren Reitern:

• Grunddaten: Vorname, Nachname, Berufsbezeichnung, Geburtstag, Foto, Rolle (Admin, Geschäftsführung, Mitarbeiter mit leitender Funktion, Mitarbeiter ohne leitende Funktion) sowie ein zugeordneter Vorgesetzter.
• Adresse & Kontakt: private Anschrift, Telefonnummern und dienstliche Durchwahl — unter anderem wichtig für Homeoffice-Regelungen und die Anfahrtszeit.
• Module & Rechte: welche Bereiche der Mitarbeiter in der App sieht und was er darf (dazu gleich mehr).
• Personalakte: erweiterte Personaldaten wie Personalnummer, Steuermerkmale, Bankverbindung (IBAN/BIC), Urlaubsanspruch, Führerscheindaten und interne Notizen. Dieser Reiter erscheint erst, nachdem der Mitarbeiter einmal gespeichert wurde.
• Bemerkungen: freies Notizfeld.

Beim Neuanlegen brauchst du mindestens Vor- und Nachname, eine E-Mail-Adresse, einen Benutzernamen, ein Passwort und ein Eintrittsdatum — Letzteres bestimmt zum Beispiel den anteiligen Urlaubsanspruch im ersten Jahr.

Module freischalten

Im Reiter „Module & Rechte" legst du fest, welche Kacheln der Mitarbeiter in der App sieht — zum Beispiel Zeiterfassung, Tagesbericht bzw. Servicebericht oder Aufgaben. Zusätzlich bestimmst du je Modul, ob es zusätzlich als Kachel auf seinem Dashboard erscheint.

Rechteprofile: fertige Vorlagen oder eigene Anpassungen

Rechte vergibst du nicht einzeln von Grund auf, sondern über Rechteprofile. Ein Profil bündelt eine sinnvolle Kombination von Berechtigungen — etwa für Bauleitung oder für gewerbliche Mitarbeiter — und wird einem oder mehreren Mitarbeitern zugewiesen.

Unter Backend → Unternehmen → Rollenprofile gibt es zwei Arten:

Beim Bearbeiten eines Profils hakst du einzeln ab, welche Berechtigungen enthalten sind — gruppiert nach Bereichen wie Stammdaten, Ausführung, Personal, Kommunikation oder Finanzen. Über den Schalter „Backend-Zugang erlauben" bestimmst du außerdem, ob Mitarbeiter mit diesem Profil sich überhaupt im Backend anmelden dürfen.

Einzelne Rechte für einen Mitarbeiter anpassen

Reicht das zugewiesene Profil nicht ganz aus, kannst du im Reiter „Module & Rechte" eines Mitarbeiters einzelne Berechtigungen zusätzlich freigeben oder gezielt entziehen — unabhängig vom Profil. Ein grüner Punkt neben einer Berechtigung zeigt, dass sie aus dem Profil stammt; abweichend gesetzte Häkchen werden als individuelle Ausnahme genau für diesen Mitarbeiter gespeichert. Wechselst du später die Rolle oder das Profil eines Mitarbeiters, werden diese Ausnahmen automatisch zurückgesetzt, damit keine alten Berechtigungen unbemerkt bestehen bleiben.

Als Mitarbeiter anmelden (für Support-Fälle)

In der Mitarbeiterliste findest du bei jedem aktiven Mitarbeiter zwei Symbole: eine App-Vorschau und — falls der Mitarbeiter Backend-Zugang hat — eine Backend-Anmeldung. Damit siehst du die App oder das Backend genau so, wie der Mitarbeiter sie sieht — praktisch, wenn ein Mitarbeiter ein Problem meldet und du es nachstellen willst.

• Die App-Vorschau öffnet ein kleines Fenster im Format eines Smartphones, deine eigene Backend-Sitzung bleibt dabei unberührt.
• Die Backend-Anmeldung wechselt deine komplette Backend-Sitzung auf den Mitarbeiter.

In beiden Fällen erscheint oben ein auffälliger Banner mit einem Button, über den du jederzeit sofort wieder zu deiner eigenen Anmeldung zurückkehrst.