Baudokumentation im Backend

Was deine Mitarbeiter unterwegs mit der Baudokumentation festhalten, läuft im Backend unter Backend → Ausführung → Dokumentation zusammen. Neue Dokumentationen entstehen ausschließlich in der App – im Backend prüfst, ergänzt und versendest du sie.

Übersicht und Filter

Die Startseite zeigt dir auf einen Blick, wie viele Dokumentationen insgesamt vorliegen, wie viele noch auf Freigabe warten, wie viele heute erfasst wurden und wie viele Baustellen bzw. Einsatzorte dahinterstehen. Über das Suchfeld findest du eine bestimmte Dokumentation nach Standort, Ersteller oder Anlass wieder; über den Haken Archiv zeigen blendest du auch Dokumentationen zu bereits archivierten Standorten ein.

Eine Dokumentation prüfen

Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die Detailansicht mit Beschreibung, Fotos und einer eingebetteten PDF-Vorschau. Über PDF anzeigen bzw. Download rufst du das Dokument separat auf; PDF neu erstellen erzeugt es neu, falls du im Nachhinein noch etwas an der Dokumentation korrigiert hast.

Ist bei deinem Betrieb unter Einstellungen eine Freigabe-Pflicht aktiv, prüfst du die Dokumentation hier und gibst sie über Freigeben frei – erst danach lässt sie sich an die hinterlegten Empfänger Versenden. Ohne Freigabe-Pflicht steht der Versand-Button direkt zur Verfügung.

Mängel

Enthält eine Dokumentation erfasste Mängel, listet die Detailansicht sie in einer eigenen, farblich hervorgehobenen Tabelle mit Kurzbeschreibung, Verursacher, geschätztem Aufwand und Kosten – so siehst du auf einen Blick, ob und was aus der Dokumentation heraus noch nachverfolgt werden muss.

Kenntnisnahme mit Unterschrift

Wie beim Tagesbericht kannst du auch bei einer Baudokumentation eine bestätigte Kenntnisnahme von Beteiligten einholen: Empfänger bekommen eine E-Mail mit Link und PDF und bestätigen die Dokumentation dort mit eigener Unterschrift. Freigabe und Anforderung der Kenntnisnahmen lassen sich in einem Schritt kombinieren, oder du forderst Kenntnisnahmen auch nachträglich separat an.

Wer sieht was

Standardmäßig sehen Mitarbeiter in der App nur ihre eigenen Dokumentationen. Damit jemand zusätzlich die Dokumentationen aller Kollegen einsehen kann, brauchst du das Recht „Fremde Dokus sehen" – vergeben unter Backend → Stammdaten → Mitarbeiter, Reiter „Module & Rechte" im Bereich Dokumentation, siehe Mitarbeiterverwaltung im Backend. Ohne dieses Recht bleibt sowohl die Liste als auch das Öffnen einzelner fremder Einträge gesperrt. Das Löschen bereits abgeschlossener Dokumentationen ist zusätzlich über ein eigenes Recht geschützt – im Regelfall bleibt das Admin/Geschäftsführung vorbehalten.

PDF-Aussehen und weitere Einstellungen

Unter Einstellungen (Reiter oben in der Übersicht) legst du fest, ob eine Freigabe vor dem Versand zwingend ist, ob der KI-Sprachassistent im Erfassungs-Wizard zur Verfügung steht, und wie das erzeugte PDF aussieht: Logo, Kopf-Zusatzzeile, Schriftgröße, Akzentfarbe und Footer-Text.