Fahrzeuge und Fristen

Unter Stammdaten → Fahrzeuge liegt dein Fuhrpark: Transporter, LKW, Baumaschinen, Stapler und Anhänger. Der Bereich hat zwei Aufgaben — die Stammdaten sauber halten und dafür sorgen, dass keine gesetzliche Frist durchrutscht.

Die Übersicht

Ganz oben stehen Kennzahlen als Pillen: die Gesamtzahl der Fahrzeuge und, sobald es sie gibt, überfällig, in 7 Tagen, in 30 T. und in 60 T.

Darunter erscheint bei Bedarf der Streifen „Handlungsbedarf" — eine Karte je fälliger Frist mit Kennzeichen, Frist-Art („HU/TÜV", „UVV-Prüfung", „Inspektion / Wartung", „KFZ-Versicherung"), Datum und Restlaufzeit. Ein Klick auf eine Karte öffnet direkt den Dialog zum Beauftragen der Prüfung. Das ist die schnellste Arbeitsweise: morgens die Karten durchgehen, statt Listen zu filtern.

Die Filterleiste bietet ein Suchfeld für Kennzeichen und Modell, Typ-Reiter für Alle · PKW · Transporter · LKW · Baumaschine · Stapler · Anhänger · Sonstige (jeweils mit Zähler) sowie die Umschalter „nur Handlungsbedarf" und „inkl. inaktive".

Die Tabelle hat sechs Spalten: Kennzeichen / Fahrzeug, Verantwortlich / Fahrer, HU/TÜV, UVV, Wartung und Aktionen. Bei LKW zeigt ein rotes Kürzel „SP" an, dass eine Sicherheitsprüfung pflichtig ist; bei Staplern stehen Tragkraft und Betriebsstunden mit in der Zeile.

Ein Fahrzeug anlegen

„Neues Fahrzeug" öffnet ein Fenster in klar getrennten Abschnitten:

Fahrzeugdaten — Kennzeichen (Pflicht), Bezeichnung, Typ, Hersteller, Modell, Baujahr, Erstzulassung, aktueller Kilometerstand.

Stapler-Details — erscheint nur beim Typ Stapler und ersetzt dort faktisch das Kennzeichen: Serien-/Fabriknummer, Antriebsart (Elektro, Diesel, Treibgas, Benzin), Tragfähigkeit in kg, Hubhöhe in mm, Betriebsstunden und die nächste Wartung in Betriebsstunden.

Verantwortlichkeit — Verantwortlicher (Polier / Fuhrparkleiter) und Aktueller Fahrer.

Telematik — die Zuordnung eines Q4-Track-Trackers, siehe unten.

Fristen — gesetzliche Pflichten — HU/TÜV bis, UVV bis, die UVV-Pflicht (automatisch aus dem Typ, erforderlich oder nicht erforderlich) sowie die nächste Wartung nach Datum und nach Kilometerstand.

Versicherung — Gesellschaft, Vertragsnummer, Typ (Haftpflicht/Kasko) und Gültig bis.

Dazu zwei Freitextfelder für offene Reparaturen und Notizen sowie der Haken „Fahrzeug aktiv".

Die Fristen-Ampel

Q-Bau rechnet für jede Frist die Tage bis zur Fälligkeit und färbt entsprechend ein:

In der Spalte HU/TÜV steht das als Badge mit Zusatz („in 14 T.", „6 T. überfällig"), bei UVV und Wartung platzsparend als farbiger Punkt. Ein hohler Kreis bedeutet „nicht gepflegt", ein Strich „für diesen Fahrzeugtyp nicht erforderlich".

Erinnerungen laufen automatisch. Bei 60, 30 und 7 Tagen Restlaufzeit, am Fälligkeitstag und bei Überfälligkeit verschickt Q-Bau je Fahrzeug und Frist genau eine Nachricht per E-Mail und Push — Wiederholungen sind ausgeschlossen. Empfänger sind alle Mitarbeiter mit dem Recht Fuhrpark-Administration, der Verantwortliche und der aktuelle Fahrer; findet sich niemand davon, geht die Mail an die hinterlegte KFZ-Adresse deines Betriebs. Die Nachricht unterscheidet dabei, ob ein externer Termin nötig ist (TÜV, Dekra, Werkstatt) oder ob die Prüfung intern durch einen Sachkundigen erledigt werden kann.

Prüfung anfordern

Neben jeder Zeile sitzt ein Klemmbrett-Symbol: „Prüfung anfordern". Im Dialog wählst du

• den Prüfungstyp: UVV-Prüfung (intern), HU/TÜV (extern), AU (extern), Sicherheitsprüfung (extern), Tachograph (extern) oder Wartung / Inspektion,
• den Modus: intern mit App-Workflow oder extern mit späterem Nachtragen des Ergebnisses,
• den Bearbeiter — hinterlegte Sachkundige stehen oben, darunter alle Mitarbeiter,
• und das Datum Fällig bis.

„Aufgabe anlegen" erzeugt daraus eine Aufgabe mit hoher Priorität, verknüpft sie mit dem Fahrzeug und benachrichtigt den Bearbeiter per Push. Bei der internen UVV-Prüfung arbeitet der Sachkundige die Checkliste in der App ab — mit Fotos und Unterschrift — und Q-Bau erzeugt daraus ein UVV-Prüfprotokoll als PDF.

Fahrer, Logistik und Tracking

Die Zuordnung Aktueller Fahrer ist mehr als eine Notiz: Die Logistik baut ihr Dispositions-Board darauf auf. Nur Mitarbeiter mit einem zugeordneten Transporter oder LKW erscheinen dort als Fahrerspalte; ohne Zuordnung steht auf dem Board der Hinweis, dass noch kein Fahrzeug hinterlegt ist. Der Fahrzeugtyp fließt außerdem in die Fahrzeitberechnung ein — ein LKW wird langsamer gerechnet als ein PKW. Mehr dazu in Logistik im Backend.

Für die Ortung hinterlegst du im Abschnitt Telematik den passenden Q4-Track-Tracker. Q-Bau prüft dabei, dass das Gerät zu deinem Betrieb gehört und nicht schon an einem anderen Fahrzeug hängt, und ordnet bereits aufgezeichnete Fahrten nachträglich dem Fahrzeug zu. Angesehen wird das Ergebnis unter Unternehmen → Fahrzeug-Tracking — Karte, Live-Werte und Fahrtenliste erklärt Fahrzeug-Tracking.

Zählerstände

Kilometer- und Betriebsstundenstände werden nicht im Backend erfasst, sondern in der App: Der Zuständige fotografiert den Tacho, die Bilderkennung liest den Stand vor, er bestätigt nur noch. Wie das aus Mitarbeitersicht aussieht, steht in Zählerstände.

Eingestellt wird die Kontrolle in der App unter Administration → Fahrzeuge, Karte „Zählerstand-Kontrolle": Intervall (aus, wöchentlich, monatlich), Erinnerungs-Wochentag und wer zuständig ist — der aktuelle Fahrer oder der Verantwortliche. Im Backend siehst du davon nur den jeweils aktuellen Stand im Bearbeiten-Fenster.

Rechte

Zum Öffnen der Fahrzeugseite braucht ein Mitarbeiter das Recht „Fahrzeuge lesen", für die Kartenansicht der Ortung „Fahrzeug-Tracking sehen". Zwei weitere Kennzeichen wirken indirekt: Fuhrpark-Administration bestimmt, wer die Fristen-Erinnerungen bekommt, UVV-sachkundig markiert die Personen, die im Dialog „Prüfung anfordern" zuoberst als Bearbeiter vorgeschlagen werden. Vergeben wird alles im Rechteprofil, siehe Mitarbeiterverwaltung im Backend.